5 elengedhetetlen tulajdonság, mely a kiváló rendezvényszervező ismérve

A rendezvényipar talán minden korábbi időszaknál inkább reneszánszát, vagy inkább csúcsidőszakát éli, manapság a könyvbemutatóktól a fesztiválokig gyakorlatilag minden terméket egy-egy rendezvény keretein belül mutatunk meg a nagyközönségnek. Egy olyan korban, amikor lényegében mindennek megvan a maga piaca, ez logikus döntésnek tűnik, és az is, ráadásul sokan ráeszméltek már rá, hogy a rendezvényszervezői szakma csak felerészben a szakmaiságról, sokkal inkább valami egész más, egyéni tulajdonságok és képességek összefüggő rendszeréről szól.

A SZÁM-PONT Kft. évek óta szervezi nagy népszerűségnek örvendő Kulturális rendezvényszervező képzését, ahol az első foglalkozások egyikén általában már nekünk szegezik a kérdést a résztvevők, mondjuk el, melyek azok a tulajdonságok, melyek egyszerűen nélkülözhetetlenek ehhez a pályához. Nos, íme, a mi ötös listánk, melyben most összefoglaljuk hosszú-hosszú évek tapasztalatát, azaz, ezek azok a nem is olyan titkos összetevők, melyek szerintünk felülírják a szakmai tapasztalatot, ugyanakkor persze azzal kiegészülve működnek a leghatékonyabban.

Kiváló kommunikáció

Szinte már nevetségesnek is tűnik leírni, de a kommunikáció a rendezvényszervező munkájának alapja, tudnunk kell hatékonyan tárgyalni, személyesen, telefonon és e-mailben is kapcsolatot teremteni, akár 1-2, akár több száz ember előtt tudnunk kell megszólalni, ráadásul nem is akárhogy, hiszen nagyon fontos a választékos megfogalmazás. Ez az eszköz nem csupán a szervezésben, de a rendezvénnyel járó marketingben is fontos segéderő lehet. A hatékony kommunikáció kapcsán az egyik legnehezebb feladat kétségtelenül az, hogy a beszédünk hitelesnek, természetesnek hasson, így érdemes sokat gyakorolni, hogy a bevett, mesterkélt párbeszédsablonoktól megszabaduljunk. Fontos megjegyezni, hogy az emberben persze ott van egy kódolt hajlam a kiváló kommunikációra, de ez a terület is, mint minden egyéb, rengeteg éles gyakorlással fejleszthető csak.

Improvizációs készség

Egy jó rendezvényszervező mindig világos tervvel rendelkezik az adott esemény kapcsán, ám fontos, hogy kellő rugalmassággal is viseltetik a tervek iránt, azokat nem tekinti mindenekfelett állónak, így, ha a körülmények úgy hozzák, képes attól eltérni, és akár helyben kitalálni a helyettesítő irányvonalat. Az improvizációra számtalanszor szükségünk lehet, hiszen megesik majd, hogy a rendezvényünk szervezése, vagy lebonyolítása során ütközünk áthidalhatatlannak tűnő akadályba, de ez a készség a hatékony kommunikációval is szoros kölcsönhatásban van. Az improvizáció együtt jár természetesen a rugalmassággal, valamint a megoldásközpontú gondolkodásmóddal, tulajdonképpen ezek nélkül nem is érvényesíthető hatékonyan.

Rendszerszemléletű gondolkodásmód

Fentebb már említettük a tervek fontosságát. Egy rendezvény stratégia, és folyamatterv nélkül gyakorlatilag semmit sem ér, ám a jó rendezvényszervező ezen is túlmutat, és olyan rendszerszemlélettel rendelkezik, mely már előre kalkulál az egyes fázisok lehetséges következményeivel. Ez egyébként nagyban csökkenti, hogy szükségünk legyen az improvizációs készségünk használatára, ugyanakkor, ha ez mégis bekövetkezik, azért is tudunk könnyedén, és hatékonyan reagálni, mert pontosan átlátjuk a rendszert, folyamatokat, és következményeket. A rendszerszemlélettel együtt jár, hogy ügyelünk a részletekre, hiszen ahogy mondani szokás, az ördög épp a részletekben lakozik, ami egy esetleg több száz embert mozgató rendezvény kapcsán hatványozottan igaz, vagyis a legjelentéktelenebbnek tűnő apróságokkal is tisztában kell lennünk.

Kreativitás

Akárcsak a kommunikációt, alighanem ezt sem szükséges túlmagyarázni. Manapság, amikor ilyen elképesztő rendezvénydömping telíti el a piacot, még inkább fontos, mint korábban, hogy kilógjunk a sorból, azt pedig akár témánál, akár formánál fogva leginkább kreativitásunk segítségével tudjuk megtenni. Ötletek, ötletek és ötletek mindenek felett, még akkor is, ha ezek egy része az előkészületi szakaszban esetleg végrehajthatatlannak tűnik. Innovatív megoldásokra, egyéni látásmódra van szükség akkor is, ha saját rendezvényről, és akkor is, ha egy a megrendelő számára való kivitelezésről van szó. Az már a következő lépés, hogy a kreativitást és ötleteinket szinkronba hozzuk az adott rendezvényre rendelkezésünkre álló infrastrukturális és pénzügyi feltételekkel, de ez még mindig könnyebb feladat, mintha kreatív ötletek nélkül futnánk neki egy nagy presztízzsel, és elvárásokkal bíró eseménynek.

Higgadtság és türelem

Talán sablonosnak hangzik, amit meg is értek, hiszen mégis melyik az a munkakör, vagy szakma, ahol nincs szükség higgadtságra és türelemre, ugyanakkor, ha lehet, a rendezvényszervezésre mindez hatványozottan igaz. Hogy miért is? Egy rendezvény esetén előfordulhat, hogy elképzelhetetlenül sok ember munkáját kell egyidejűleg koordinálni, partnerekét, beszállítókét, kiállítókét, előadókét, biztonsági személyzetét, a kollégákét, stb-stb, és bizony ez elképesztő felelősséggel jár, hiszen ha nem osztunk megfelelő és világos utasításokat (a fentebb már felvázolt stratégiánk, és előzetes tervünk szerint), illetve azokat nem ellenőrizzük vissza kellőképpen, akkor könnyen megakadhat a gépezet. Soha ne felejtsük el, hogy egy rendezvény rendkívül érzékeny műszer, ahol gyakorlatilag minden mozzanat egy másik mozzanatot tesz működőképessé, az összhang hiányában pedig könnyedén darabjaira hullik, márpedig egy ilyen komplex szituációt kizárólag kellő hidegvérrel lehet csak hatékonyan kezelni.